Vous êtes propriétaire d’hébergements insolites depuis un mois ou une année ? Dans ce cas, vous avez déjà dû constater à quel point une bonne organisation est indispensable pour gérer votre exploitation. Il est facile de s’emmêler les pinceaux à partir du moment où les réservations affluent. Un état de confusion qui ne survient pas uniquement à la haute saison et qu’il est impératif de ne pas systématiser, sous peine d’accumuler les difficultés !  Dans cet article, nous avons rassemblé l’essentiel pour bien optimiser votre planning au quotidien sans perdre la boussole. Et tout en garantissant une expérience de qualité à vos hôtes !

Souplesse et réactivité, l’essentiel pour optimiser votre planning au quotidien

Quand on débute dans l’hébergement insolite, on commet nécessairement des erreurs, et c’est normal. Le principal est de ne pas les répéter indéfiniment, mais d’en tirer des leçons. Par exemple, vous vous êtes peut-être déjà retrouvé en fâcheuse posture à la suite d’un conflit dans les dates, d’une annulation imprévue ou d’une surréservation. C’est la raison pour laquelle tenir un calendrier de réservations à jour n’est pas négociable dans votre domaine d’activité ! Dans le cas contraire, les conséquences financières risqueraient d’être très vite catastrophiques.

Tout dépend des outils que vous employez au quotidien. Si vous utilisez un logiciel de réservation en ligne, vous devez normalement recevoir des notifications à chaque changement de dates. Assurez-vous de les traiter au fur et à mesure pour ne pas vous retrouver submergé par les modifications ou requêtes de vos hôtes.

Être vigilant pour ne manquer aucune information

Vous devez vous assurer d’être « aux aguets » afin d’actualiser votre agenda aussi vite que possible lorsqu’un événement survient. Des voyageurs ont modifié leur réservation et se présenteront à votre porte un jour plus tôt ? Une famille avec enfants se voit contrainte d’annuler son séjour pour cause de maladie ? Un couple de retraités souhaitent ajouter des options pour une expérience personnalisée ? Ces demandes doivent, de préférence, être traitées dès leur réception.

En agissant de la sorte, vous êtes certain d’avoir toujours sous les yeux un planning à jour. Travailler avec les informations les plus actuelles concernant vos hôtes et votre domaine est un gage de réussite.

Bien optimiser votre planning au quotidien, même si personne n’est infaillible

Au vu du nombre élevé de tâches que vous devez réaliser chaque jour, il est peu probable que vous n’oubliiez jamais rien. Prendre l’habitude de modifier vos réservations le plus tôt possible va vous aider à minimiser les problèmes sur le long terme !

Faire preuve de souplesse et de réactivité est le meilleur moyen d’anticiper et de répondre aux demandes des clients sans accumuler de retard. L’erreur à éviter par-dessus tout ? Se dire “j’y répondrai plus tard”, parce qu’il y a 99,9 % de chances pour que vous n’y pensiez plus jamais et soyez absorbé par d’autres tâches.

La vue d’ensemble, votre alliée pour être au clair

En concrétisant votre projet d’hébergement(s) insolite(s), votre principal objectif était certainement d’enregistrer des réservations récurrentes. Idéalement d’un mois sur l’autre, et le plus souvent dans l’année, n’est-ce pas ? Quand on gère un business, quel qu’il soit, et que l’on doit traiter des tâches ou assurer des prestations qui se répètent, il existe une règle d’or à ne pas transgresser : avoir de la visibilité.

Et, pour une fois, nous ne parlons pas de votre visibilité en ligne ou de votre réputation numérique, non.

L’essentiel pour bien optimiser votre planning au quotidien : savoir “ce qui vous attend”

Dans ce cas précis, nous faisons référence à la visibilité au sens d’aperçu général. Si ce n’est pas encore le cas, nous vous encourageons vivement à vous doter d’un outil de planification pour obtenir une vue claire et précise de toutes vos réservations. Pourquoi est-ce tellement important ? Parce que derrière chacune d’entre elles se cache bien plus que la simple rentrée d’argent dont vous ne pouvez pas vous passer ! Elles comprennent également :

– L’arrivée et donc l’accueil des hôtes au domaine insolite, deux moments clés qui correspondent chacun à des procédures bien définies ;

– La gestion des paiements, des remboursements ou des avoirs (en cas d’annulation ou de report de séjour, par exemple) ;

– Les procédures d’entretien et de nettoyage : elles sont indispensables pour assurer la satisfaction client en toute circonstance.

Établir un calendrier de réservations sur l’année vous permet de savoir exactement quand toutes ces tâches doivent être réalisées, pour être plus productif sur le long terme.

Suivre de près “l’état de santé” de votre domaine insolite

Enfin, la vue d’ensemble est une approche stratégique pour suivre votre taux d’occupation. Grâce à elle, vous pouvez analyser en un clin d’œil combien de réservations tombent chaque mois et en comparer le nombre avec le mois ou l’année précédents. La visibilité sur l’année ou sur les 6 prochains mois, a minima, est essentielle pour évaluer l’état de santé de vos hébergements insolites et savoir s’ils sont performants ou non.

Si vous n’avez aucune idée de la progression de votre activité et de l’augmentation ou non de la fréquentation des hébergements, vous vous retrouverez vite dans l’impasse. Impossible de mettre quoi que ce soit en place pour améliorer votre chiffre d’affaires si vous ne savez pas ce qui pèche.

Privilégier les bonnes informations pour optimiser votre planning au quotidien

Vous vous en doutez, élaborer un planning sur plusieurs mois ne vous sera d’aucune utilité si ce dernier est illisible. Comprenez : un calendrier dans lequel chaque jour croule sous une montagne d’informations, à tel point que le programme quotidien en devient incompréhensible.

Privilégier la concision pour ne pas vous égarer

Non, l’ordre du jour doit être bref pour pouvoir être lu rapidement, mais suffisamment précis pour réduire votre marge d’erreur ou celle de votre équipe. Puisque le planning concerne généralement des tâches récurrentes, instaurer des codes couleur est une manière efficace de se repérer.

À partir de là, vous pouvez laisser libre cours à votre imagination : le vert pour les réservations, le jaune pour le ménage, le brun pour les cabanes perchées, etc.

Employer des repères visuels

Les pictogrammes et autres icônes aussi ont déjà fait leurs preuves. Servez-vous-en pour abréger la préparation d’options supplémentaires : le petit-déjeuner, de plus en plus important pour l’expérience client, un check-in tardif, l’ajout d’un lit bébé, l’enregistrement de voyageurs avec un animal de compagnie…

Bien entendu, si vous choisissez de personnaliser votre agenda et que vous comptez plusieurs employés, communiquez à ce sujet. Tous les membres de l’équipe doivent connaître le code couleur appliqué, les abréviations et les émoticônes pour se repérer et gagner en productivité.

Quelles informations inclure pour un planning optimal au quotidien ?

Vous souhaitez améliorer la gestion de vos hébergements insolites, gagner en efficacité et en sérénité au quotidien ? Pour vous y aider, Esprit Insolite a réfléchi à des modèles de plannings simples, mais pratiques ! Voici tout de suite une suggestion d’informations à inclure dans votre agenda pour mieux gérer vos locations atypiques !

La typologie des hébergements

Pour commencer, classez vos logements touristiques par catégorie (en fonction de la taille de votre domaine). Regroupez les yourtes, tipis ou bulles dans un même tableau, puis spécifiez le nom de chacun d’entre eux si cela s’applique. À côté de cette dénomination, il est utile d’indiquer également le nombre d’occupants maximum que peut accueillir chaque location. Vous préciserez par la suite le nombre exact de visiteurs à se présenter sur place lorsque l’hébergement sera réservé.

Les dates d’arrivée et de départ

Même si vous êtes propriétaire et gérant d’un domaine insolite, vous ne serez peut-être pas présent pour la totalité des séjours réservés chez vous. Imprévus, obligations personnelles, envie de faire une pause… Rien ne vous empêche de déléguer, de temps en temps, afin qu’un employé s’occupe de l’accueil ou du départ des hôtes.

En revanche, anticiper et savoir quand auront lieu les check-in et check-out des visiteurs peut vous aider à économiser un temps précieux, et à faire en sorte que tout soit prêt pour les satisfaire. Ne pas avoir besoin de courir à la dernière minute pour trouver un cadeau de bienvenue ou pour encourager vos hôtes à laisser un avis client après leur séjour est bien plus agréable et moins stressant pour vous.

L’évolution des tarifs

Vous pratiquez très certainement la tarification dynamique. Veillez à marquer d’une couleur particulière les périodes réservées à des prix promotionnels, ou si les vacanciers bénéficieront d’un petit-déjeuner gratuit ou d’un accès au spa offert, entre autres.

Différencier les tarifs de vos prix classiques sert à voir instantanément si vos efforts marketing portent leurs fruits et ce qui fonctionne le mieux (des options sans frais, une réduction à partir de tant et tant de nuitées, une bouteille de vin offerte…) pour ajuster votre stratégie en conséquence.

L’entretien et le ménage

Comme indiqué précédemment, les procédures de nettoyage peuvent prendre plus ou moins de temps en fonction des hébergements insolites concernés. Toujours est-il que les voyageurs sont attentifs à la propreté de leur location et ne toléreront aucun écart de votre part. Réservez une classification spécifique pour le ménage des hébergements . Cela vous permettra de ne pas être pris au dépourvu par les impondérables du métier.

Vous devez savoir précisément quelle location atypique doit être nettoyée, à quel moment et par qui. Que vous employiez des prestataires externes ou que cette tâche vous incombe.

De même, vous serez amené à vérifier ou réparer les équipements de vos locations. Le spa privatif peut être un formidable outil pour attirer des voyageurs, à condition de l’entretenir correctement.

Les extra

Il vous reste un peu de place sur ce fameux calendrier ? Super ! Pourquoi ne pas la mettre à profit pour ajouter des données personnelles sur les voyageurs ? Vous savez, ces petites infos glanées çà et là au fil du temps ou grâce à une newsletter, par exemple ? Imaginez un peu la surprise de vos hôtes s’ils recevaient une attention pour leur anniversaire, ou si vous leur proposiez une bouteille de ce vin qu’ils avaient tant apprécié lors de leur dernier séjour ? Une note par ci, une note par là ; effet waouh garanti !

Comme toujours, ajustez la liste des informations à inclure dans votre planning en fonction de ce qui est pertinent et utile à votre situation professionnelle. Ni vous ni votre personnel ne devez perdre en efficacité parce que les données du calendrier sont trop difficiles à interpréter ou n’y ont tout simplement pas leur place.

La vie professionnelle de tous les jours d’un gérant d’hébergements insolites est loin d’être de tout repos. Aux premières loges, vous êtes bien placé pour le savoir ! C’est pourquoi il est nécessaire de créer une solide organisation le plus tôt possible, pour prendre de bonnes habitudes. Bien optimiser son planning au quotidien n’est pas négligeable. Sur la durée, cela vous fera gagner en efficacité. C’est également un outil crucial pour préserver votre santé mentale, celle de vos employés, et garantir la sérénité de tous, tout au long de l’année !