Avec l’avènement du web, le rôle des Offices de Tourisme ne cesse d’évoluer. Pourtant, leurs objectifs restent les mêmes : animer le territoire, promouvoir la destination, accueillir et informer les visiteurs. Parmi leurs actions, on trouve aussi la coordination des acteurs du tourisme. Alors, en quoi consistent toutes leurs missions et pourquoi s’associer avec eux ? En tant qu’hébergements insolites, découvrez l’intérêt de nouer un partenariat avec votre Office de Tourisme et comment mener à bien cette collaboration.

Nota bene : dans cet article, on parle des missions et des actions mises en place par les Offices de Tourisme en général. Attention, chacun est différent, par son statut, sa nature, sa taille et ses moyens. Tous n’ont pas les mêmes objectifs et les mêmes formalités d’adhésion. Prenez contact avec le bureau le plus proche de votre hébergement insolite pour connaître les actions et les modalités d’adhésion.

Les différents rôles des Offices de Tourisme

La promotion de la destination

Les Offices de Tourisme sont les premiers à promouvoir la destination. À la base de l’inspiration du voyageur, ils doivent donner envie de venir sur leur territoire grâce à leurs outils de communication. En 2019, 84% des Français partis en vacances ont préparé une partie ou la totalité de leur séjour en ligne. Les OT l’ont compris et investissent dans leur communication digitale.

Le premier axe de communication sur le web, c’est leur site internet, parfois plus visible que ceux du département ou de la région. Ils travaillent
leur référencement naturel pour atteindre la première place des résultats de recherche sur Google, sur des requêtes génériques ou sur des thématiques particulières (comme les hébergements insolites, par exemple 😉).

Les destinations s’établissent aussi sur les réseaux sociaux. Ces plateformes sont des canaux d’inspiration, d’information et aussi d’acquisition ! Le saviez-vous ? 34% des Français utilisent les réseaux sociaux dans la préparation de leur voyage, un chiffre qui monte à 51% pour les millenials (25-35 ans). Les Offices de Tourisme investissent donc des réseaux tels que Facebook et Instagram pour le grand public.

Enfin, la plupart d’entre eux publient encore des éditions papier. Même si le web explose, le papier a encore quelques beaux jours devant lui. Ils publient souvent au moins un magazine de destination inspirant et parfois un guide des hébergements.

L’accueil et l’information des voyageurs

Comme nous le disions plus haut, avec Internet, les touristes se renseignent principalement sur le web. Ainsi, de moins en moins de voyageurs viennent physiquement dans les locaux des Offices de Tourisme.

Pour continuer d’informer les voyageurs, les institutionnels évoluent et se révèlent aujourd’hui comme de véritables conseillers en séjour. Alors qu’avant ils répondaient aux demandes de manière exhaustive, aujourd’hui, les Offices de Tourisme offrent un conseil personnalisé qui répond aux besoins précis des clients. Que ce soit par téléphone, par mail ou en physique, ils filtrent leurs sélections d’hébergement, d’activités ou de prestataires en fonction de la localisation, de la capacité, du budget, de la saisonnalité, de la disponibilité, etc. Leur but ? Répondre aux envies et aux attentes des voyageurs de manière plus ciblée.

Dans la mission d’accueil des visiteurs, on retrouve aussi la gestion d’une boutique et d’un service de billetterie pour les sites touristiques de la destination.

La mise à jour des bases de données de la destination

Pour renseigner les clients de manière plus ciblée, les Offices de Tourisme se doivent de tenir à jour les informations sur leur base de données. Tout au long de l’année, ils mettent à jour les descriptifs des hébergements, des activités, des producteurs et des animations. Cette mission chronophage s’étend sur toute l’année.

Au vu de l’ouverture de certaines bases de données sur Data Tourisme, ce travail conséquent s’avère très important. En effet, certaines bases de données sont reliées entre elles et permettent aux partenaires d’un Office de Tourisme de remonter sur différents sites qui peuvent être connectés entre eux. 

Par exemple, en étant référencé uniquement chez l’Office de Tourisme de votre commune, vous pouvez aussi remonter sur le site de tourisme du Département et celui de la Région.

Le service commercial

Certains disposent d’un service commercial pour vendre des séjours packagés à des groupes ou à des particuliers. Ils vont alors faire de la prospection commerciale et participer à des salons professionnels pour vendre la destination. Ce travail se fait parfois en collaboration avec d’autres destinations, pour mutualiser les moyens sur des actions communes à l’international, par exemple.

La vente en ligne

Parfois, les institutionnels nouent des partenariats qui permettent aux prestataires comme vous de vendre en ligne leur hébergement. Ainsi, les internautes peuvent réserver un séjour chez vous par le biais de votre Office de Tourisme.

L’accompagnement des professionnels

Pour former leurs partenaires sur différentes thématiques, bon nombre d’Offices de Tourisme organisent des ateliers et des formations. Communication web, commercialisation, développement durable… Ils vous accompagnent pour améliorer votre activité !

La coordination des acteurs du territoire

Une autre grosse mission de ces institutions, c’est la mise en réseau et la coordination des acteurs locaux. Les Offices de Tourisme organisent régulièrement des rencontres pour fédérer les professionnels du tourisme et pour vous permettre de tisser des liens entre vous. Ils développent le réseau local et se rendent disponibles pour toutes les questions sur le tourisme.

L’organisation d’événements

Certains d’entre eux ont également pour objet d’animer le territoire en proposant régulièrement des événements, des visites guidées et des animations. Ceci dans le but d’améliorer l’attractivité du territoire.

6 bonnes raisons de collaborer avec un Office de Tourisme quand on est un hébergement insolite

1 – Ne plus travailler seul dans son coin

Le marché du tourisme est un véritable écosystème ! Avec votre Office de Tourisme, vous adhérez à un réseau local animé tout au long de l’année et bénéficiez d’un référent pour vous aider dans vos démarches.

Votre OT est une porte d’entrée pour répondre à vos questions ou pour vous aider à trouver les bons interlocuteurs. Alors, n’attendez pas que votre projet soit sur les rails pour aller à la rencontre des acteurs de votre destination. Ils pourraient vous être d’une aide précieuse.

Vous pouvez également participer à des réunions conviviales, des journées de découverte du territoire, des ateliers, des festivités de lancement de saison… Toutes ces animations sont organisées pour vous permettre d’échanger avec d’autres professionnels du tourisme. Dans la gestion d’un hébergement insolite, on se retrouve souvent en solo. Alors, sortez de la solitude et rencontrez les acteurs du territoire pour développer votre réseau local.  

2 – Développer une clientèle locale

Pour profiter d’un hébergement insolite, les voyageurs parcourent en moyenne 212 kilomètres. Votre zone de chalandise s’étend aussi aux alentours de chez vous. Ainsi, la clientèle locale a beaucoup de potentiel pour vous !

Les Offices de Tourisme ont aussi à cœur de développer le tourisme de proximité et d’informer les locaux. Les habitants sont les premiers acteurs d’une destination. Certains OT travaillent à les positionner comme ambassadeurs du territoire. D’autres lancent des campagnes de promotion pour améliorer l’attractivité du territoire auprès des bassins de clientèles les plus proches.

Le but est aussi de promouvoir le slow tourisme : partir moins loin et se dépayser en restant proche de chez soi. Une pratique qui devrait bien vous parler, car c’est l’essence même d’un séjour insolite.

3 – Augmenter votre visibilité et votre notoriété

Promouvoir la destination auprès des voyageurs locaux, nationaux et parfois même étrangers réside parmi les principales missions des Offices de Tourisme. Ainsi, vous référencer auprès d’eux donne de la puissance, de la crédibilité et de la visibilité à votre hébergement insolite. Cette collaboration peut vous permettre d’apparaître sur tous leurs supports : site web grand public, réseaux sociaux, guides touristiques, bornes interactives, plans, écrans publicitaires…

Grâce à cette collaboration, vous pouvez aussi être mis en lumière par des médias lorsque votre Office de Tourisme accueille des journalistes de presse ou des blogueurs. Plus ils connaissent les hébergements de leur destination, plus ils seront aptes à les faire venir chez vous.

Enfin, votre OT peut vous mettre à disposition des photothèques et vidéothèques pour illustrer vos supports de communication et les rendre plus professionnels. Certains proposent également des partenariats avec des photographes professionnels, alors renseignez-vous auprès d’eux !

4 – Mieux connaître votre région et participer à sa promotion

Cette collaboration vous permet aussi de rester en veille sur les actualités de votre territoire. Idées sorties, réunions sur les temps forts de la saison, journées découvertes de sites touristiques… Les Offices de Tourisme organisent également des journées découvertes pour vous aider à mieux connaître votre destination. Et pas juste les incontournables ! Le but, c’est de faire de vous des ambassadeurs de votre destination.

Comme nous le disions plus haut, désormais le voyageur se renseigne ailleurs ! Un des enjeux de l’OT est donc de vous aider à découvrir la région et les lieux plus méconnus pour faire de vous des prescripteurs auprès de vos hôtes !

Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez obtenir des kits de communication pour valoriser le territoire (photos et vidéos de la région par exemple). Vous avez également accès à de la documentation touristique, lors de bourses d’échanges.

5 – Développer votre activité d’hébergement insolite

Certains Offices de Tourisme mettent en place la réservation en ligne. Ainsi, vous bénéficiez d’outils performants pour augmenter vos réservations. Et avec leur service réceptif, vous pouvez vendre votre hébergement insolite dans des offres de séjours packagés ou être réservable en ligne par le biais d’une plateforme de réservation (parfois sans commission).

6 – Se former à moindre coût et rester en veille

Vous accompagner pour comprendre les enjeux du tourisme et les nouveaux comportements des consommateurs réside parmi les grands enjeux des destinations. Les Offices de Tourisme proposent des ateliers collectifs, des réunions d’information et des accompagnements pour vous former sur des thématiques.
– La communication digitale : réseaux sociaux, site internet, visibilité ;
– la commercialisation : politique tarifaire, où et comment se vendre ;
– la relation client
– la communication : comment rédiger du contenu percutant avec des mots clés
– et d’autres thématiques comme, la photographie, comment travailler avec la presse locale, le tourisme durable…

Leur objectif  ? Vous donner un éveil et des bases dans plusieurs domaines pour vous aider à développer votre activité et l’attractivité de la région ! Certains de ces ateliers sont gratuits, d’autres payants, mais souvent à des tarifs réduits.

Beaucoup d’entre eux disposent également d’un site internet professionnel avec une mine d’information pour vous aider dans votre activité :
– des observatoires du tourisme, des chiffres clés;
– des informations sur les campagnes en cours et à venir ;
– des webinaires organisés par d’autres acteurs et prestataires ;
– des études et des tendances…

Hébergements insolites : comment collaborer au mieux avec les Offices de Tourisme ?

Être proactif

La première chose à faire c’est de ne pas rester dans l’attente ! Ce n’est pas parce que votre hébergement insolite est visible sur les plateformes de réservation qu’il va exister aux yeux de votre Office de Tourisme. C’est à vous d’entamer une démarche pour vous faire connaître auprès d’eux ! Leur expérience et leur connaissance du territoire sont à votre service pour vous aider à développer votre activité. Vous avez tout intérêt à venir les rencontrer et à prendre connaissance des modalités pour un partenariat. Les rencontrer au moins une fois, c’est la base. 👌🏻

Ne pas attendre le lancement de votre hébergement insolite

Vous pouvez solliciter l’Office de Tourisme près de chez vous dès le début de votre projet. En effet, les institutionnels peuvent aussi renseigner les porteurs de projets sur les dispositifs d’aides, les partenariats, les financements… Parfois, la commune, le département ou la région proposent des solutions pour vous aider dans le développement de votre activité et dans le déploiement de votre communication : photographie, sites internet…

Travailler avec un Office de Tourisme est un partenariat gagnant-gagnant et ils peuvent vous conseiller pour vous aider à augmenter vos ventes en direct. Alors, n’attendez pas que votre projet soit ficelé, car ils vous donneront des clés et des solutions techniques à moindre coût pour vous développer.

En tant que porteur de projet, allez à la rencontre de votre Office de Tourisme pour vous faire connaître et pour demander les modalités d’adhésion et les actions en cours.

Faire visiter votre hébergement insolite à l’Office de Tourisme

Pour que l’équipe puisse encore mieux connaître votre hébergement insolite et ses spécificités, accueillez l’Office de Tourisme chez vous. Ça les aidera à mieux parler de vous à leur clientèle et à vous mettre en avant. Ils seront aussi plus aptes à proposer votre produit dans les accueils presse. Si une journée découverte est organisée, vous pouvez proposer d’accueillir les acteurs du territoire, pour vous faire connaître.

Travailler votre propre communication

Vous vous êtes déjà dit “j’ai été référencé chez mon Office de Tourisme et ça ne m’a apporté aucun client” ? Un internaute visite plus de 40 pages avant de faire une réservation pour son séjour. Parfois, il va arriver sur votre site internet sans avoir conscience que sa première source d’information était l’OT. Le travail de référencement naturel et de liens entre les sites est invisible et difficilement mesurable. L’Office de Tourisme de la Vallée de la Dordogne l’explique très bien dans cette vidéo :

Vous ne pouvez pas tout attendre des plateformes de réservations et de ces insititutions. Pour que la visibilité et la notoriété de l’Office de Tourisme vous impactent vraiment, vous devez travailler sur votre propre visibilité et vos propres canaux de communication. Ce sont ces supports qu’ils vont valoriser et qui vous apporteront de nouveaux clients : site internet, visuels, photos, descriptifs, réseaux sociaux… Avez-vous pensé à créer un site internet ? Ou à être présent sur les réseaux sociaux ?

Soigner vos contenus

En nouant un partenariat avec les acteurs de votre destination, vous contribuez à son image. Alors, démontrez une image professionnelle : soignez vos descriptifs et vos photos. Ne le faites pas uniquement pour leur image, mais aussi pour vous et votre visibilité !

Mettre à jour vos informations

Vous voulez que votre Office de Tourisme communique au mieux sur votre hébergement insolite ? Mettez à jour vos descriptifs, vos visuels, vos disponibilités et les nouveautés. Une information claire et à jour, c’est la base !

Afficher votre partenariat avec l’Office de Tourisme

L’Office de Tourisme fait de la réassurance. Avec la multiplicité des plateformes et l’avènement du web, il peut y avoir des dérives. Certains clients potentiels les appellent pour attester de l’existence et de l’exactitude d’un hébergement. Afficher votre partenariat avec votre destination donne de la crédibilité à votre hébergement. Alors, mettez en avant ce partenariat sur vos supports de communication avec un lien et un logo, par exemple.

Se positionner comme ambassadeur de la région

Vous contribuez à l’image de la destination. Alors, pour prendre part à l’attractivité du territoire, accueillez vos hôtes et positionnez-vous comme ambassadeur de votre région. Vous pouvez demander à l’Office de Tourisme quels outils ils peuvent vous mettre à disposition et quels moyens ils ont pour que vous puissiez renseigner les voyageurs du mieux possible.

Pour chaque destination, référencer des hébergements qualitatifs est important. Cela apporte de la puissance et de l’intérêt à la destination. En collaborant avec l’Office de Tourisme près de chez vous, vous favorisez un enrichissement mutuel. Une destination n’est rien sans prestataire et un prestataire n’est rien si la destination ne travaille pas sur la promotion de son territoire. Alors, participez à ce cercle vertueux et prenez contact avec les institutions près de chez vous. Cependant, compter sur les Offices de Tourisme pour vous rendre visible ne suffit pas, alors, consultez notre article pour comprendre pourquoi développer votre propre site internet.

Merci à l’Office de Tourisme de la Vallée de la Dordogne pour leur aide précieuse dans la rédaction de cet article. 😊