Lundi matin, 7 heures. Vous êtes prêt à (re)démarrer la semaine, le ménage dans les hébergements insolites attend seulement d’être fait et plusieurs hôtes doivent arriver dans l’après-midi. Soudain, vous recevez un coup de téléphone de l’un de vos salariés : grippé, il vous annonce qu’il ne pourra pas se présenter au domaine aujourd’hui. Stupeur et tremblements, comment allez-vous faire pour gérer cet imprévu ? Que faire pour en minimiser l’impact sur votre exploitation ? Commencez par souhaiter un prompt rétablissement à votre employé, puis respirez un bon coup. Nous vous présentons tout de suite nos conseils pour bien réagir en cas d’absence de dernière minute d’un employé !

Absence de dernière minute d’un salarié : action, réaction !

Lorsqu’un employé vous prévient de manière impromptue qu’il ne pourra pas assurer ses fonctions pour la journée, vous pouvez vite vous retrouver face à un véritable casse-tête. Comment éviter que l’organisation quotidienne soit bouleversée ? De quelle façon réagir pour assurer une continuité de service à vos hôtes en séjour au domaine insolite ? En vous posant les bonnes questions et en adoptant les bonnes stratégies, il est possible de minimiser les conséquences entraînées par un salarié absent.

Le plus souvent, le personnel est de bonne foi et le travailleur sera réellement malade. Impossible alors de lui en vouloir : on peut être en très bonne forme un jour et pas du tout le lendemain ! Malgré tout, de nombreuses entreprises sont confrontées à un phénomène agaçant qui peut rapidement affecter leur productivité : l’absentéisme. Personne ne connaît vos équipes mieux que vous. Vous seul saurez donc faire la part des choses.

Quoi qu’il en soit, si vous vous retrouvez face à ce genre de situations, il est indispensable de maintenir le bon fonctionnement de votre établissement, pour que vos réservations et vos clients n’en pâtissent pas.

Constituer une base de données de remplacements potentiels

Pour ne pas systématiquement être pris de court si un employé s’absente, ayez le réflexe de créer une liste de contacts parmi lesquels piocher le cas échéant. Procéder de cette manière vous permet d’avoir un plan B le jour où la personne chargée d’accueillir les visiteurs et de leur présenter leur hébergement insolite est malade.

Au fil du temps, vous allez constituer une véritable base de données remplie de remplaçants potentiels. N’hésitez pas non plus à y mettre les candidatures que vous recevez en période de recrutement (ou en dehors) et que vous jugez intéressantes. Vous pourrez contacter ces profils en cas de besoins ponctuels.

Lister les priorités pour bien réagir face à une absence de dernière minute

Malgré lui, l’un de vos salariés vous fait faux bond à la dernière minute ? Dans ces conditions, le plus judicieux est tout simplement de parer au plus pressé. Quelles sont les tâches journalières les plus urgentes ? Dressez une liste des tâches à traiter immédiatement et indiquez celles qui peuvent être ajournées.

Dès que vous êtes averti d’une absence d’un collaborateur, réunissez tous vos employés pour les informer du nouvel ordre du jour. En situation de crise, mieux vaut miser sur une bonne communication pour éviter les faux pas et les blocages !

Mettre en place une procédure de remplacement

Quand l’un de vos employés doit subitement se mettre en arrêt, vous avez deux solutions pour pallier le problème. Vous pouvez soit contacter les membres de votre équipe les uns après les autres pour savoir si quelqu’un est disponible pour effectuer un remplacement. Il s’agit sans doute de la solution la moins efficace, mais, parfois, on n’a pas d’autre choix que de procéder ainsi.

Soit vous utilisez un logiciel de gestion de planning, auquel cas vous gagnerez un temps précieux ! En effet, en ayant votre agenda sous les yeux, vous êtes automatiquement en mesure de partager avec votre personnel la plage horaire à combler, pour savoir qui serait libre à ce moment-là. En fonction de l’outil utilisé, tous les employés recevront une notification pour les prévenir et pourront se porter volontaires. À partir de là, libre à vous de procéder comme bon vous semble : premier arrivé, premier servi, ou vous sélectionnez la personne que vous jugez la plus appropriée pour remplacer le ou la malade.

Astuce : être sollicité tardivement pour venir travailler n’est pas toujours simple à gérer non plus pour les employés. Envisagez d’offrir une petite compensation à la personne qui se dévouera, pour lui montrer que vous appréciez son engagement. Attention, il y aura toujours des personnes prêtes à remplacer des collègues au pied levé et d’autres pour qui la situation familiale ou personnelle ne le permet pas. L’idée n’est pas de créer des disparités ou des préférences entre les membres d’une même équipe !

Non-présence du personnel : l’anticipation est la clé

Personne n’est devin, et vous ne pourrez bien entendu pas prédire l’avenir. Cependant, l’anticipation d’éventuelles absences peut s’avérer salutaire et vous aider à bien réagir lorsque cela est nécessaire. De cette manière, vos hébergements insolites continueront à « tourner » même si la main-d’œuvre est moins nombreuse un jour en particulier. En cas d’absence de dernière minute d’un employé, le domaine ne doit pas se retrouver paralysé !

Le secteur du tourisme est un secteur dynamique par définition. Faire preuve de flexibilité peut également vous sauver la mise en cas de maladie imprévue d’un salarié. Au contraire d’un planning fixe et rigide, l’instauration d’un planning flexible va vous permettre de vous adapter sans perdre (tout) votre sang-froid !

Pourquoi vos salariés s’absentent-ils ?

Tout d’abord, il est impératif de savoir pourquoi vos employés ne se présentent pas au travail. Comme on l’a vu, la personne absente pourra très bien être souffrante et incapable de se lever. Il est important d’identifier clairement les motifs récurrents d’absence au sein de votre équipe pour établir des mesures visant à les prévenir.

Est-ce que vous avez remarqué des tensions dans l’équipe, des collègues qui ne s’entendent pas très bien ? Ils pourraient alors être tentés de ne pas se présenter au domaine pour ne pas avoir à travailler avec une personne qu’ils n’apprécient guère. Ceci n’est qu’un exemple, mais habituez-vous à « creuser » les motifs que l’on vous soumet pour être certain de ne pas passer à côté d’une raison plus sérieuse.

Réviser les horaires et modes de travail

Ce conseil pour mieux prévenir les absences de vos effectifs n’est pas lié à un congé maladie. Peut-être que certains membres de l’équipe sont régulièrement indisponibles faute de pouvoir faire garder leur enfant lorsqu’ils travaillent ? S’ils pouvaient modifier leurs horaires de travail, cela leur permettrait-il d’être plus souvent à leur poste ? Vous devez évidemment conserver un cadre bien défini, pour que chacun puisse s’y retrouver, mais pensez à faire un tour de table et à étudier les besoins de vos employés pour convenir avec eux d’un planning peut-être plus approprié.

Absence de dernière minute d’un employé : manifester de la flexibilité

Il est indéniable qu’un manque de personnel, qui plus est quand il tombe à l’improviste, n’a aucune chance de vous enchanter. Toutefois, faites attention à ne pas être trop rigide à l’annonce d’une absence de dernière minute. Il n’est pas souhaitable que vos employés se sentent mal à l’aise à l’idée de devoir se mettre en arrêt maladie. Personne n’est infaillible, et les virus peuvent avoir raison des plus solides d’entre nous !

Au contraire, il est préférable qu’une personne contagieuse s’éloigne du reste de l’équipe le temps qu’il faut, plutôt qu’elle contamine tout votre effectif qui devra, à son tour, s’absenter au compte-gouttes ! Prenez des nouvelles des convalescents et témoignez-leur de l’empathie. Vous faciliterez leur retour (en pleine forme) au travail.

L’environnement de travail, un paramètre crucial

Depuis plusieurs années, les attentes des salariés par rapport à leur emploi évoluent à vitesse grand V. Ils prêtent davantage attention aux conditions de travail liées à un poste spécifique. Ils recherchent aussi un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, afin de conserver des heures libres à consacrer à leur famille ou à des projets personnels. En tant qu’employeur, vous avez déjà fort à faire entre la gestion du domaine et des locations atypiques, les relations clients, la gestion du personnel, la comptabilité, etc. Néanmoins, l’environnement de travail que vous offrez à vos salariés influe directement sur leur motivation et leur bien-être. Il est primordial que vos équipes puissent évoluer dans un milieu agréable pour réduire le stress et le risque de maladie.

Avez-vous déjà entendu parler de la qualité de vie au travail, abrégée QVT ? Il s’agit d’une pratique qui ne cesse de gagner du terrain dans les organisations professionnelles. La définition officielle de la QVT a été rédigée en 2013 dans l’Accord National Interprofessionnel et « vise d’abord le travail, les conditions de travail et la possibilité qu’elles ouvrent ou non de « faire du bon travail » dans une bonne ambiance, dans le cadre de son organisation ». Or, plus vous allez investir dans la qualité de l’environnement de travail, plus votre entreprise touristique en récoltera les bénéfices. Moins d’absentéisme, plus de motivation et, surtout, une rétention des salariés beaucoup plus élevée !

Absence de dernière minute d’un employé : ce n’est pas qu’une question d’effectif !

Dans le feu de l’action, vous pourriez être tenté de croire que la maladie d’un salarié ne consiste qu’à lui trouver un remplaçant adéquat. Et au pas de course s’il vous plaît ! Pourtant, la non-présence du personnel ne vient pas sans son lot de tâches administratives à réaliser sans tarder. Désolé, vous n’allez pas pouvoir vous reposer sur vos lauriers !

Garder un œil sur le solde de congés

N’ayez pas peur, tout va bien se passer. En premier lieu, prenez l’habitude de documenter les absences de chaque travailleur pour leur constituer un dossier personnel. En cas de congé maladie, veillez à bien actualiser le solde de chaque employé pour savoir où vous en êtes.

Dans un second temps, rapprochez-vous de l’employé absent. Vous devez savoir s’il est indisponible ponctuellement, ou s’il ne pourra pas revenir travailler avant plusieurs jours. Plus vite vous saurez à quoi vous en tenir, plus facilement vous pourrez vous réorganiser pour le reste de la semaine.

Absence d’un salarié : des obligations des deux côtés

Pour vous aider à bien réagir face à une absence de dernière minute, sachez que le salarié aussi est tenu de respecter certaines obligations. Par exemple, celle de vous informer le plus tôt possible que vous ne pourrez pas compter sur lui. Ensuite, il dispose généralement de 48 heures pour justifier son absence à l’aide d’un certificat médical.

Enfin, l’employé malade est tenu d’être présent à son domicile en cas de contrôle du médecin du travail. En semaine de 9h à 11h et de 14h à 16h. Ces horaires s’appliquent systématiquement, sauf si le médecin mentionne des sorties nécessaires à la réception de soins, par exemple. Inutile, évidemment, de tomber dans l’extrême surveillance. Une relation de confiance mutuelle est nécessaire pour que tout se passe bien !

En tant que chef(fe) d’entreprise, on pense souvent que les employés doivent être constamment disponibles pour accomplir leurs devoirs. Et on ne pourrait plus avoir tort ! Effectivement, les études qui prouvent qu’une relation de confiance entre employeur et salariés a des conséquences positives sur leur productivité ne manquent pas. Il est essentiel de tout faire pour cultiver un environnement de travail ouvert doté d’une communication transparente. Et ce,  afin que les employés se sentent valorisés et soutenus dans leur contribution à l’entreprise. Les absences de dernière minute d’un employé peuvent être déconcertantes, mais sont également l’opportunité d’appliquer des stratégies pertinentes et de renforcer la cohésion d’équipe !