Être exploitant d’un hébergement insolite, c’est être multi-casquette ! La communication, la commercialisation, l’entretien, l’accueil des clients, l’administratif, la comptabilité… Il y a énormément de tâches à faire et de choses à penser ! Vous souhaitez gagner du temps et proposer un accueil de qualité ? Libérez votre esprit et optimisez la gestion de votre hébergement insolite grâce à ces cinq tâches que vous pouvez déléguer.

1 – Déléguez la communication et la stratégie marketing de votre hébergement insolite

Quand on exploite un hébergement touristique, se faire connaître est nécessaire pour attirer des clients et obtenir des réservations. Vous avez plusieurs options pour communiquer sur votre hébergement insolite. Notamment deux que nous allons détailler ici et que vous pouvez déléguer.

→ Communiquez sur vos propres canaux (réseaux sociaux, site internet, newsletter…)

Être présent sur les réseaux sociaux, se référencer sur Google My Business, publier des articles de blog, envoyer des newsletters… Toutes ces choses peuvent faire partie de votre stratégie marketing pour susciter l’intérêt des clients et augmenter vos réservations.

Le site internet vous permet d’améliorer votre référencement naturel et votre visibilité sur le web. Vous pouvez par exemple y publier des contenus qui parlent de votre région, des choses à voir, à visiter, des lieux où se restaurer… Les internautes trouveront ainsi votre site internet grâce à des mots-clés en lien avec votre destination. C’est un levier d’acquisition intéressant pour donner envie à ces voyageurs de séjourner chez vous.

Quant aux réseaux sociaux et à la newsletter, ce sont des canaux indispensables pour vous adresser à votre communauté, créer du lien et de la proximité avec votre audience et fidéliser votre clientèle.

Cependant, tout ça est chronophage et demande de la régularité. Parfois, vous former est nécessaire pour publier des contenus de qualité, pertinents pour votre cible. Savoir quelle stratégie marketing adopter n’est pas inné. Se faire accompagner pour déléguer sa propre communication est une bonne idée. Vous pouvez contacter des freelances spécialisés dans leur domaine (rédaction web, community management…), ou des agences de communication ou de marketing qui touchent à plusieurs activités. Ces professionnels de la communication vous guideront et publieront des contenus percutants sur vos canaux de communication.

→ Bénéficiez de la notoriété d’une plateforme de réservation

Certaines plateformes de réservations bénéficient d’une forte notoriété et d’une certaine visibilité qui ont des retombées positives sur les hébergements qu’elles commercialisent.

Notre centrale de réservation AbracadaRoom, leader sur le marché de l’insolite, référence (en janvier 2022) plus de 1 500 hébergements insolites sur plus de 470 destinations partout en France.

Notre site cumule, en 2021, plus de 30 millions de pages vues et 5 millions de visiteurs uniques. Nos réseaux sociaux aussi ont du succès : 90 000 abonnés sur Facebook et 45 000 sur Instagram. Enfin, ce sont plus de 97 000 personnes qui reçoivent régulièrement notre newsletter.

Nous avons également noué de nombreux partenariats en France comme à l’étranger avec des comités d’entreprise et par affiliation avec des plateformes. De plus, le site AbracadaRoom est traduit en 3 langues (anglais, espagnol et néerlandais). Nous commercialisons aussi des cabanes dans les arbres et sur l’eau par l’intermédiaire de deux autres centrales, La Cabane en l’Air et Treego.nl. Cela vous offre une meilleure visibilité à l’international. Vous pouvez ainsi toucher des clients étrangers.

Cela en fait du monde qui pourrait réserver un séjour dans votre hébergement insolite !

AbracadaRoom possède aussi un service marketing qui met en avant vos offres à travers ses réseaux sociaux, sa newsletter, son magazine en ligne, des interviews et son service presse.

Finalement, c’est un peu le principe de l’entonnoir. AbracadaRoom bénéficie d’une plus grosse force de frappe qu’un hébergement insolite seul. Notre centrale de réservation et tous les hébergements insolites qui y sont référencés touchent ainsi une plus grande audience. Les voyageurs qui se connectent sur AbracadaRoom peuvent ainsi trouver l’hébergement qui convient à leurs besoins et à leurs envies, grâce à une carte dynamique et à un moteur de recherche avec des critères sélectifs.

Bien sûr, vous pouvez cumuler plusieurs canaux de communication personnels avec la notoriété d’une plateforme de réservation comme AbracadaRoom. D’ailleurs, vous pouvez aussi tirer de nombreux autres avantages de notre plateforme de réservation, notamment concernant la commercialisation de votre hébergement insolite.

2 – Déléguez la commercialisation de votre hébergement insolite

Vous vous demandez comment remplir votre planning et comment trouver des clients sans vous arracher les cheveux ?
Confier la commercialisation de votre hébergement insolite à une centrale de réservation vous facilite la vie et vous aide à optimiser vos réservations.

AbracadaRoom est une place de marché spécialisée dans l’hébergement insolite qui centralise toutes les offres pour une audience ciblée. Notre centrale de réservation met ainsi en relation les hébergeurs et les clients à la recherche d’une expérience unique.
Grâce à notre équipe et à l’aide en ligne disponible à toute heure, tous les jours, vous avez des réponses à toutes vos questions.

Bénéficiez aussi de notre service de photographie. Une image vaut mille mots ! Des photographies professionnelles de votre hébergement insolite attirent l’œil des visiteurs et les aident à se projeter dans une expérience de vacances. Elles sont parmi les éléments qui incitent le plus à réserver un séjour chez vous ! Alors, faites appel à nos photographes professionnels, à tarif négocié (voire gratuitement selon les conditions).

AbracadaRoom vous permet aussi de récolter des avis clients. Aujourd’hui, le site en compte plus de 8 300, dont 94% d’avis positifs. C’est important quand on sait qu’en 2019, 42% des voyageurs consultaient les avis clients systématiquement avant de réserver un séjour. C’est d’ailleurs un chiffre qui ne cesse d’augmenter, car les internautes ont besoin de se rassurer. Des avis clients positifs les incitent à passer à l’action et à réserver un séjour dans votre hébergement insolite. De plus, vous n’avez même pas besoin de relancer vos hôtes pour les inciter à vous laisser un avis, la plateforme de réservation les envoie automatiquement !

Sur AbracadaRoom, les réservations sont fermes et instantanées grâce au paiement en ligne. De plus, la gestion de vos réservations et de votre relation client est simplifiée ! Vous pouvez synchroniser votre planning et gérer vos disponibilités. Vous recevez les coordonnées de vos clients une fois que ceux-ci ont réservé leur séjour afin de vous constituer un fichier pour fidéliser votre clientèle (pour envoyer des newsletters par exemple).

Notre plateforme dispose également d’une boutique cadeau. Les clients peuvent ainsi s’offrir des bons cadeaux sans date pour un hébergement en particulier ou valable sur tout le site AbracadaRoom. C’est un levier de vente supplémentaire très intéressant, notamment pour attirer des vacanciers en basse saison, ou pour faire du chiffre d’affaires en période de fermeture.

Enfin, les clients qui réservent un séjour sur AbracadaRoom peuvent souscrire à une assurance annulation. Cela signifie que le client a des conditions d’annulation plus flexibles. C’est un élément qui se veut rassurant, surtout avec la période actuelle. Or, c’est un service qu’il est plus compliqué à proposer quand on commercialise son hébergement par ses propres moyens.

Tous ces services sont un réel plus pour vous, comme pour vos clients. Sans compter le gain de temps considérable ! Vous économisez de nombreux échanges d’e-mails et des heures d’appels et de relances téléphoniques ! Du temps supplémentaire qui vous permet de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.

3 – Déléguer la gestion quotidienne

Dans la gestion quotidienne de votre hébergement insolite aussi, vous pouvez déléguer différentes tâches.

→ Le ménage

Nettoyer une location saisonnière de fond en comble entre deux hôtes, cela prend du temps. Encore plus avec le protocole sanitaire supplémentaire à mettre en place. Pourtant, c’est une des tâches les plus importantes dans la gestion quotidienne de votre location saisonnière. Pour satisfaire votre clientèle, l’entretien de votre hébergement insolite doit être impeccable. C’est un critère essentiel dans la qualité de votre hébergement.

Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, que vous trouvez cela trop long ou laborieux, vous pouvez externaliser l’entretien de votre hébergement insolite.
Attention, déléguer le ménage demande de l’organisation. Vous devez :

• Lister de manière exhaustive les différentes tâches à faire
• Organiser le planning des arrivées et départs
• Gérer les horaires d’intervention pour la personne chargée du ménage.

→ La blanchisserie

En tant qu’exploitant d’un hébergement touristique, vous êtes amené à laver du linge de maison très régulièrement. En plus de prendre du temps, cela a un coût. Il faut avoir une machine à laver adaptée, plusieurs kits de draps et de serviettes de toilette, et ne parlons pas du coût de la lessive, de l’eau et de l’électricité…

Si vous en avez assez de vous occuper du linge de votre hébergement insolite, simplifiez-vous la vie et externalisez la blanchisserie. Vous pouvez faire appel à des services de location de linge de maison, à une entreprise de blanchisserie, ou encore négocier des tarifs avec un pressing local, car vous avez un gros volume de linge à lui soumettre régulièrement.

Ainsi, plus besoin de nettoyer, faire sécher, repasser et plier votre linge. Vous libérez votre charge mentale et votre temps pour vous occuper de votre cœur de métier.

→ L’entretien des extérieurs

Entretenir les extérieurs fait partie de la gestion d’un hébergement insolite et cela peut prendre du temps, suivant le type de terrain que vous avez. Jardinage, taille des buissons et des arbres, tonte de la pelouse, ramassage des feuilles l’automne… Il y a du boulot ! Gagnez du temps en faisant appel à une entreprise de services d’entretien d’espaces verts.

→ L’accueil de vos clients

Vous êtes trop loin pour vous occuper de l’accueil de vos clients vous-même ou vous ne pouvez pas vous en occuper sur certaines périodes saisonnières ? Confiez vos clés à une conciergerie qui s’occupera d’accueillir vos hôtes.

Listez bien les tâches que devra effectuer la conciergerie :

• Check-in : accueillir les vacanciers, faire une visite du logement, donner les bons plans locaux (visites, restauration…), donner des informations concernant le séjour (petit-déjeuner, accès au spa, fonctionnement de la télévision et du wifi)…
• Check-out : vérifier l’état du logement, récupérer les clés, demander si tout s’est bien passé, proposer de laisser un avis client…

Les conciergeries peuvent aussi s’occuper du ménage et du pressing. L’avantage, c’est que vous avez un seul interlocuteur pour s’occuper de l’accueil, du ménage et de la blanchisserie. Vous gagnez du temps et de l’énergie.

En revanche, choisir quelqu’un de confiance, qui partage les mêmes valeurs que vous en matière d’accueil, est essentiel. N’hésitez pas à être exigeant dans le choix de votre conciergerie. En effet, l’accueil de vos clients et la propreté de votre hébergement sont primordiaux pour obtenir des avis positifs.

4 – Déléguer la gestion administrative et comptable

Exploiter un hébergement touristique, c’est gérer une petite entreprise. Les tâches administratives et la comptabilité sont souvent chronophages. Et puis entre nous, ce sont rarement des tâches pour lesquelles on prend du plaisir !

Trier ses papiers, rassembler ses factures, faire le point sur sa comptabilité, faire sa déclaration d’impôts… Petit à petit, cela prend du temps et cela demande aussi certaines connaissances en fiscalité.

Savez-vous réellement comment déclarer votre activité de location saisonnière et quels sont les formulaires à remplir en complément ? Non ? Alors, pourquoi ne pas externaliser la gestion des tâches administratives et financières ?

Confier votre comptabilité à un expert spécialisé dans la location saisonnière sera un véritable gain de temps et d’énergie ! Avec un expert-comptable qualifié et formé à la fiscalité des locations saisonnières, bénéficiez de conseils pertinents et limitez les risques d’erreurs. Un vrai gain de sérénité !

5 – Développer un réseau local fort pour déléguer des prestations annexes

Il existe une citation qui dit “tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin”. Le secteur du tourisme est un véritable écosystème et développer un réseau de partenaires locaux vous apportera de nombreux avantages.

Votre réseau de partenaires locaux vous permet de promouvoir votre hébergement insolite auprès des acteurs de votre région (restaurateurs, activités de loisirs, offices de tourisme…), de vous faire connaître et d’être recommandé. Le bouche-à-oreille est le meilleur moyen d’attirer des clients. C’est une véritable marque de confiance.

Mais ce n’est pas tout ! Avoir des partenaires locaux vous permet aussi de déléguer certaines tâches.

Vous n’êtes pas un as des fourneaux ?

• Envoyez vos hôtes dans les restaurants partenaires de votre hébergement pour qu’ils bénéficient de réductions.
• Rapprochez-vous des restaurateurs, des producteurs locaux et des petits commerçants pour proposer des paniers-repas et des petits-déjeuners locaux, frais et de saison.

Votre réseau vous permet aussi de proposer des prestations annexes au sein de votre hébergement insolite, ou des réductions dans des sites partenaires. Vos hôtes pourront ainsi bénéficier :

• D’activités bien-être : méditation, yoga, massages,
• D’activités de loisirs : visites touristiques, promenade à cheval, location de vélo…,
• De découvertes locales : visites de fermes, dégustation et vente de produits locaux…

Grâce à ce lien de réciprocité, vos clients sont contents, car ils ont des prestations annexes de qualité, triées sur le volet, à des prix abordables. Vos partenaires sont ravis, car vous leur envoyez des clients régulièrement. Et vous ? Vous remplissez votre hébergement et développez une clientèle locale à l’aide de vos partenaires. C’est une formule gagnant-gagnant-gagnant !

La communication, la commercialisation, la comptabilité, et l’entretien font partie des choses que vous pouvez déléguer ou externaliser. Bien sûr, cela à un coût. Cependant, c’est un investissement financier qui vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ou pour faire d’autres choses de manière plus qualitative. À vous de choisir si vous souhaitez déléguer tout ou une partie de ces tâches. D’ailleurs, le saviez-vous ? Certains services, comme le ménage, l’entretien des extérieurs, la comptabilité, vous permettent de bénéficier de réduction d’impôts. Vous pouvez donc déléguer à moindre coût. Renseignez-vous bien.
Quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à être exigeant dans le choix de vos prestataires et de vos partenariats. Trouvez des partenaires de confiance et des prestataires qui ont les mêmes valeurs que vous. Faites un test ! Il n’y a rien de mieux que voir une personne en action pour savoir si son travail convient à vos attentes.