En tant que propriétaire de locations atypiques, vous traitez des données personnelles au quotidien. Et, souvent, sans même vous en rendre compte… Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données en 2018, ces pratiques sont strictement encadrées. En 2025, la CNIL continue de renforcer ses contrôles, y compris auprès des petites structures touristiques. Découvrez tout de suite si vous êtes en règle avec les obligations RGPD en hébergements insolites.

Quelles sont les obligations RGPD en hébergements insolites ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est officiellement appelé Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016. Il est en vigueur dans tous les pays de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018. Ce règlement a pour objectif de protéger les personnes physiques en encadrant le traitement de leurs données personnelles, quelle que soit la taille de l’organisme concerné.

En France, le RGPD a été intégré dans la législation nationale via la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018. Celle-ci est venue modifier la loi Informatique et Libertés.

En résumé, voici ce que vous devez retenir concernant les obligations RGPD en hébergements insolites. En tant que gérant d’une exploitation, même de taille modeste, vous êtes considéré comme un professionnel collectant des données personnelles. On entend généralement par là nom, e-mail, numéro de téléphone, documents officiels d’identité, etc. À ce titre, vous êtes tenu de respecter certaines exigences légales pour assurer la conformité de votre activité au RGPD.

Collecte et traitement des données clients dans le respect du RGPD

Le RGPD présente trois finalités. Il vise à renforcer les droits des personnes et à responsabiliser les acteurs qui récoltent des données personnelles. Enfin, l’objectif est d’instaurer une collaboration entre les autorités référentes. En France, c’est la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) qui se charge de sa bonne application.

Définition et exemples de données personnelles dans le secteur de l’insolite

Les données personnelles, par définition, regroupent plusieurs informations, directes ou indirectes, au sujet d’une personne physique. Elles permettent de la rattacher à des caractéristiques individuelles. La loi vise tout ce qui touche à l’identité (nom, prénom, adresse, date de naissance, photo, etc.). Elle concerne aussi d’autres éléments, tels que l’adresse IP, le numéro de carte d’identité ou de Sécurité sociale.

Traitement des données : les obligations RGPD en hébergements insolites

À partir du moment où une structure professionnelle recueille des données personnelles, elle doit en faire un usage correct. Et ce, peu importe le moyen par lequel vous obtenez les informations relatives aux voyageurs (sites web, newsletters, cookies de navigation, objets connectés, etc.).

Pour être en conformité avec la loi, votre domaine insolite doit obtenir le consentement des individus (client ou prestataire). Ensuite, le traitement des données en hébergements atypiques doit être licite, loyal et transparent. Vous devez également traiter ces informations personnelles dans un but précis. En d’autres termes, l’une des obligations RGPD pour hébergements insolites est de ne conserver que les données qui vous sont utiles pour l’usage dont vous avez besoin.

Conservation temporaire des données personnelles des tiers

Il est indispensable que la conservation des données clients en logements insolites soit temporaire et sécurisée. Pour cela, vous devez tout mettre en œuvre pour être en conformité avec le RGPD. Pour y parvenir, vous devez désigner un responsable de gestion des données personnelles, et tenir un registre de traitement. Cette personne devra alors s’assurer de l’application de procédure pour l’exercice du droit des personnes sur les données collectées, comme le droit d’opposition, par exemple.

Ce droit existe afin que les voyageurs qui visitent votre domaine insolite puissent s’opposer à ce que leurs données personnelles soient exploitées.

À noter que vous-même, en tant que gérant d’exploitation insolite, pouvez très bien tenir le registre et appliquer les obligations sans nommer de tiers. On désigne souvent cette « fonction » par le titre de Délégué à la protection des données, ou DPO.

Qui est concerné par les traitements des données personnelles ?

Le RGPD concerne tous les organismes qui collectent des données à caractère personnel. Cela peut être une association, une entreprise, etc. Votre exploitation d’hébergements insolites est donc également sujette aux obligations RGPD vis-à-vis des informations relatives aux hôtes. De manière générale, dans le domaine du tourisme, les hôtels, les chambres d’hôtes, les gîtes sont concernés. Enfin, la réglementation vise tous les résidents européens, quelle que soit leur nationalité.

Vous vous demandez pourquoi le traitement des données personnelles concerne les hébergements touristiques ? La raison est simple. Une location de tourisme est une installation permettant d’accueillir des personnes de façon régulière ou ponctuelle. Les hôtels, mais aussi les campings et les chambres d’hôtes, font partie de cette catégorie. C’est pourquoi vous-même, en tant que propriétaire de logements insolites, êtes aussi concerné.

Obligations RGPD pour hébergements insolites et collecte des données

Désormais, la communication des établissements de tourisme se déroule majoritairement sur Internet. La plupart des hébergements insolites possèdent leur propre site web, et c’est peut-être votre cas. Cependant, ne pas avoir de site officiel ne signifie pas que vous échapperez au Règlement général sur la protection des données. La collecte des informations à caractère personnel peut aussi s’effectuer d’autres manières.

Les sites internet des établissements de tourisme

Dès lors que vous demandez à vos visiteurs et futurs clients d’enregistrer une adresse mail sur votre site web, le RGPD entre en vigueur. Que vous souhaitiez envoyer une newsletter, gérer une réservation en ligne, ou permettre aux hôtes de vous contacter, les obligations RGPD prévalent alors.

La réglementation sur la protection des données à caractère personnel concerne les entreprises de tourisme qui n’ont pas de sites web, mais simplement une page Facebook. Un client vous envoie un message, il vous laisse son nom et ses coordonnées téléphoniques pour le recontacter. Tout cela entre dans le champ d’application du RGPD.

Depuis le 1er avril 2021, votre site internet doit informer le visiteur des finalités des traceurs (les fameux cookies). L’internaute doit pouvoir donner son consentement ou être en mesure de refuser la politique de gestion des cookies de l’entreprise. De même que les droits SACEM pour pouvoir diffuser de la musique en hébergements insolites, la collecte des données clients ne doit pas être prise à la légère.

Autres données personnelles collectées par un établissement de tourisme

Les établissements de tourisme collectent des données à caractère personnel lorsqu’ils constituent un fichier client. C’est le cas également pour les ressortissants étrangers (issus de la communauté européenne ou non) qui remplissent une fiche de police. Elle doit être conservée pour une durée de 6 mois et induit un traitement de ses données. En principe, en tant qu’hébergeur, vous ne pouvez pas faire de copie d’un document d’identité. Cependant, vous pouvez en noter certains éléments si vous acceptez les paiements par chèque, entre autres.

Qui est concerné par la collecte des données d’un établissement de tourisme insolite ?

Ce sont bien évidemment les clients, mais aussi les partenaires tels que les fournisseurs. Pour gérer votre domaine insolite, vous avez sans doute créé un fichier qui regroupe toutes les données dont vous avez besoin. Il peut être au format papier ou numérique. À partir du moment où vous détenez une information relative à une personne que vous conservez pendant une certaine durée (limitée ou non), celle-ci a des droits au regard du RGPD.

Clients et prospects des hébergements insolites en première ligne du RGPD

Un établissement de tourisme (insolite ou non) est en mesure de rassembler de nombreuses informations sur ses clients. Vous le savez, lorsque vous accueillez des hôtes au domaine. Vous connaissez déjà leurs noms, peut-être même leurs dates de naissance, etc. Peu importe que vous ayez collecté ces renseignements en ligne ou non. À partir de là, les voyageurs sont sujets à la protection mise en place par le RGPD concernant leurs données personnelles.

Les partenaires et les employés des entreprises de tourisme

En ce qui concerne vos obligations RGPD en hébergements insolites, n’oubliez pas vos fournisseurs ! De même, vos employés, si vous en avez, sont également visés par le Règlement général sur la protection des données. Peu importe qu’ils soient saisonniers ou permanents, la protection prévue s’applique à eux aussi.

Voyageurs et RGPD pour hébergements insolites : quels sont leurs droits ?

Les personnes auprès de qui vous collectez des données personnelles bénéficient de différentes prérogatives.

Elles peuvent par exemple vous demander :
– l’accès à ces informations ;
– leur rectification, ou même le refus de leur collecte ;
– le droit à la portabilité afin de transférer les informations à un tiers ;
– le droit à l’oubli ;
– l’envoi d’une notification, qui avertit les personnes d’un risque en cas de violation de la sécurité des données ;
– le droit à réparation.

Des hôtes peuvent également vous avertir de leur volonté de mener une action de groupe si vous n’avez pas respecté un ou plusieurs points du RGPD.

Obligations RGPD pour hébergements insolites : êtes-en en règle ?

Vous louez une bulle, une cabane perchée ou une tiny house ? Dans ce cas, vous devez mettre en place une politique de traitement des données. C’est une contrainte nécessaire pour être en conformité avec la réglementation européenne et la loi française. Il s’agit de l’unique solution pour que votre exploitation insolite ne rencontre pas de problèmes de confidentialité par rapport aux voyageurs.

L’obligation de sécurité des données personnelles

En matière de sécurité des informations collectées, on parle aussi bien de la protection des locaux que du système informatique. Les fichiers ne doivent pas être endommagés, détériorés, et ne doivent pas être accessibles par des tiers. Votre activité d’hébergements atypiques peut devoir en justifier en cas de contrôle. Bien sûr, rien ne vous empêche de faire appel à un expert en traitement et sécurisation des données personnelles pour vous s’assurer de « bien faire les choses ».

Bon à savoir : l’obligation déclarative auprès de la CNIL n’est plus d’actualité. Elle ne concerne que certains secteurs liés à la santé ou à la sécurité publique.

Informer les voyageurs, l’une des obligations RGPD en hébergements insolites

Lorsque vous rassemblez des données à caractère personnel, vous êtes également tenu d’en avertir votre clientèle. Celle-ci doit connaître le responsable de gestion, l’objectif du traitement des données, et le caractère obligatoire ou facultatif des réponses. Vous devez informer vos visiteurs de leurs droits d’accès, de rectification ou d’opposition aux données les concernant. Sur votre site web, assurez-vous de préciser quel est l’usage des données de navigation (cookies).

Il est essentiel d’obtenir le consentement du client. En principe, un mineur en dessous de 15 ans ne peut consentir seul au traitement de ses données personnelles. Il s’agit de la majorité numérique pour l’utilisation des services disponibles sur l’ensemble de l’Internet.

Analyser l’impact du traitement des données personnelles

Une analyse de l’impact sur la vie privée est nécessaire lorsque le traitement porte sur des informations sensibles et engendre un risque pour les droits et libertés. La CNIL doit en être avertie. En revanche, la gestion de la relation fournisseur n’est pas concernée.

Cette analyse vaut pour différents cas. Un établissement qui possède une application mobile de collecte des données de géolocalisation y est soumis. De même, le traitement de lutte contre la fraude aux moyens de paiement exige cet examen. La CNIL fournit par ailleurs une liste des opérations pour lesquelles l’analyse de l’impact est obligatoire ou non. Vous pouvez pour cela recourir à l’outil PIA.

La tenue d’un registre des données collectées pour le RGPD

Les établissements de moins de 250 salariés doivent mettre en place des registres pour les traitements suivants :
– non occasionnels ;
– ceux qui contiennent un risque pour les droits et libertés des personnes ;
– ceux qui portent sur des données sensibles.

Votre domaine insolite, de taille modeste, doit donc posséder un ou plusieurs registres dédiés au rassemblement et au traitement des données personnelles.

La CNIL tient à votre disposition un modèle de registre que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

Être en règle avec le RGPD, un avantage pour vos locations atypiques

Vous ne devez pas simplement percevoir les obligations RGPD comme des contraintes. Elles imposent d’adopter une politique de traitement des données personnelles, c’est indéniable. Cependant, elles constituent aussi une base d’informations essentielles pour mieux connaître votre clientèle et nouer une relation de confiance.

Les obligations RGPD en hébergements insolites sont comme un contrat tacite entre vous et les voyageurs. Ces derniers savent que leurs données personnelles sont entre de bonnes mains. Tandis que vous faites preuve d’un professionnalisme exemplaire en respectant à la lettre les prérogatives de ce règlement.