Une montagne de choses à faire et de nombreuses casquettes… C’est ce qui attend les gestionnaires d’hébergements insolites ! Difficile, parfois, de sortir la tête de l’eau. Pas d’inquiétude, on dispose de deux ou trois outils dans notre manche pour vous aider à respirer. Gestion de planning et d’entreprise, to do lists, gestion des réseaux sociaux et newsletters… On vous dévoile les outils indispensables pour optimiser votre quotidien et gagner du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier.

Organiser son quotidien et optimiser son emploi du temps

Outils pour gérer son quotidien, ses projets et son entreprise

Comment organiser votre quotidien et votre activité ? Cette question a sûrement déjà dû trotter dans votre tête. Découvrez le pouvoir des outils de gestion de projets, pour organiser votre activité d’hébergement insolite et tout ce qui gravite autour. Asana, ClickUp, Notion, Trello, Basecamp, Monday… Chacun a ses spécificités, ses avantages et ses inconvénients. Vous pourrez élaborer des listes, des tableaux de Kanban, des rétroplannings, prendre des notes, rédiger vos contenus et votre stratégie, gérer vos bases de données…

Tous ces outils se révèlent comme des “seconds cerveaux” dans lesquels vous pouvez déverser tout ce dont vous avez besoin pour votre entreprise. Centralisez toutes les informations de votre activité d’hébergement insolite : vos to do lists, vos objectifs, vos projets, vos contenus, vos prises de notes… C’est essentiel pour libérer des rams de cerveau et alléger votre charge mentale. Pour trouver celui qui vous convient, le mieux c’est de les essayer pour les comparer !

Outils pour gérer son emploi du temps

Difficile parfois de tout concilier : ses rendez-vous professionnels et personnels, ses différentes tâches ménagères et de saupoudrer tout ça avec un peu de temps pour soi… Rien de tel qu’un agenda ou un planning pour orchestrer son temps et son quotidien, et ne plus oublier aucun événement.

Amoureux de la papeterie, l’agenda traditionnel ou le planner papier font parfaitement l’affaire. Parfois, il n’y a rien de mieux pour remettre ses idées à plat.

Pour ceux qui préfèrent le numérique, le meilleur outil pour organiser ses journées, c’est Google Agenda. Avec lui vous pouvez :

• Noter tous vos rendez-vous, physiques ou virtuels.
• Créer des visios directement dans Google Agenda et inviter les personnes concernées.
• Créer différents agendas thématiques, avec des codes couleurs. Par exemple : les arrivées clients en bleu, les tâches ménagères en vert, la communication en violet…
• Ne plus oublier aucun rendez-vous grâce aux rappels et notifications.
• Créer des événements ou tâches récurrentes (qui se répètent plusieurs fois par semaine/mois/trimestre…).
• Partager par e-mail vos événements avec les personnes concernées.
• Partager votre agenda avec une autre personne.
• Compiler plusieurs agendas en un seul et même endroit.

Bref, Google Agenda offre de nombreux avantages en plus d’être gratuit ! Couplez-le avec un outil de gestion de projets qui regroupe toutes les informations sur votre activité et vous allez devenir les rois et reines de l’organisation.

Outils pour ses prises de notes et to do lists

Vous n’avez pas envie de vous embêter pour le moment avec un gros outil de gestion de projets ? Créez des to do lists simplifiées avec Google Task, Google Keep, Todoist, Microsoft Todo, TickTick, ou encore Anydo. Si vous avez besoin d’un outil pour prendre des notes facilement, il existe aussi OneNote ou Evernote.

Ce ne serait clairement pas profiter de leur plein potentiel, mais vous pouvez aussi vous servir de Notion, ClickUp, ou encore Asana de manière plus basique. Créez des pages blanches pour lister des tâches et prendre des notes.

Encore une fois, pour la team papier, les bons vieux carnets, planners, blocs-notes et to do list papier sont déjà d’une grande aide. Ils sont aussi très utiles quand on se sent dépassé et qu’on a besoin de tout mettre à plat avant de tout transposer dans un outil numérique.

Outils pour gérer ses e-mails

Non, vous n’êtes pas seul à gérer de nombreuses boîtes mail ! C’est notre lot à tous. L’adresse Gmail pour avoir accès à la suite Google, celle avec le fournisseur d’internet, l’adresse poubelle pour tous les e-mails promotionnels et indésirables, l’adresse de votre nom de domaine professionnel… Ça en fait des e-mails à traiter !

Et si vous pouviez tout rassembler en un seul et même endroit ? Le rêve non ?! Gmail ou Outlook sont aussi là pour ça. D’ailleurs, Gmail permet notamment d’apposer des libellés à ses e-mails afin de les classer par service ou de leur attribuer un niveau d’urgence.

Des outils comme SuperHuman ou Spark, vous aident aussi à simplifier la gestion et la délégation de vos e-mails. Ils permettent notamment de mettre en avant les contacts importants, prioriser vos e-mails, optimiser votre boîte de réception… Bref, avec eux, vous ne voyez que ce qui est nécessaire pour vous, le reste peut-être rapidement classé ou supprimé.

Enfin, n’oubliez pas Cleanfox ! C’est un outil magique pour trier vos newsletters et supprimer les e-mails indésirables ou en double dans vos boîtes mail.

Gérer, organiser et planifier ses contenus, pour une communication aux petits oignons

Outils pour gérer ses newsletters

Pour fidéliser votre audience, envoyer du contenu et des offres à vos clients, ou à des prospects potentiels, utilisez Mailerlite, Mailchimp, Sendinblue ou encore Convertkit. Ce sont des outils de newsletters qui vous permettent de :

• Rédiger et programmer vos newsletters.
• Créer des templates pour envoyer de jolis mails professionnels.
• Créer des workflows, des e-mails qui s’envoient automatiquement après une action particulière (par exemple un nouvel abonné qui reçoit une séquence e-mail de bienvenue, un client qui reçoit des informations à J-10 avant un séjour, etc.).
• Gérer votre base de données d’e-mails et la segmenter en fonction de différents critères (abonné ou client, localisation, provenance de l’achat…)

Outils pour gérer ses contenus sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux tiennent une grande place dans votre stratégie de communication ? Voici quelques outils pour vous aider à gagner du temps au quotidien dans votre création de contenus.

Les outils pour le calendrier éditorial

Le calendrier éditorial sert à centraliser toutes les informations qui concernent vos différents contenus : date, type de post, idées à développer, étape du processus… Si vous avez un outil de gestion de projets, vous pouvez y construire votre calendrier éditorial. De plus, retrouvez en ligne de nombreuses ressources avec des calendriers éditoriaux prêts à être remplis. Vous pouvez aussi simplement faire un fichier sur Excel ou Google Sheet.

Les outils pour créer des visuels esthétiques et pratiques

Canva, c’est THE outil utile et pratique pour créer de beaux visuels simplement et rapidement. La version gratuite offre déjà de nombreux templates pour vos posts et carrousels. On y trouve des visuels tout prêts à être customisés, des éléments graphiques, des photos… La version payante offre encore plus de possibilités de contenus. N’oubliez pas de personnaliser les contenus en fonction de votre identité visuelle.

Besoin de jolies photos ? Utilisez des banques d’images libres de droits comme Unsplash, Pexels ou encore Pixabay. Attention, utilisez-les avec parcimonie et préférez des photos personnalisées le plus possible. Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de l’Office de Tourisme ou du Comité Départemental du Tourisme situé près de chez vous, pour obtenir des photographies sur votre destination.

Les outils pour rédiger ses publications

Garder une trace de ses posts pour les réseaux sociaux permet d’éviter de perdre son travail en cas de bug. Si vous avez investi dans un outil de gestion de projets comme Notion, ClickUp, ou Asana, vous pouvez rédiger vos posts directement dans votre calendrier éditorial. Vous pouvez aussi simplement rédiger vos posts sur Google Docs ou Word, mais vous risquez de finir par avoir des documents dans tous les sens, alors pensez à les classer dans des dossiers.

Les outils pour programmer ses publications

Pour gagner du temps, préparer vos posts à l’avance et programmer la mise en ligne de vos publications, découvrez les plateformes de gestion des réseaux sociaux. On en trouve des gratuites, des payantes, en français, en anglais… Mais toutes ne permettent pas de publier sur tous les réseaux sociaux.

• MetaBusiness Suite est l’outil gratuit pour gérer sa page Facebook et son compte Instagram.
• Canva, en version pro, offre la possibilité de programmer des contenus sur des groupes et pages Facebook, des comptes Instagram professionnels, mais aussi sur Twitter, LinkedIn, Pinterest, Slack et Tumblr.
• Iconosquare, HootSuite, Later et Swello sont des outils payants utiles pour programmer vos contenus sur Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, TikTok et parfois YouTube et Pinterest.
• Buffer est un outil payant, mais avec une version gratuite qui peut notamment vous permettre de publier vos posts sur Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest et TikTok.

Certaines de ces plateformes donnent aussi accès au suivi des statistiques et offrent un outil de veille intéressant. À vous de choisir celle qui correspondra vraiment à vos besoins. 

Suivre ses statistiques web

Pour suivre les statistiques de votre site web, rendez-vous sur Google Analytics. Vous pouvez ensuite utiliser Excel, Google Sheet ou votre outil de gestion de projets pour organiser les différentes statistiques et garder une trace de vos analyses.

D’autres outils pour se simplifier le quotidien

Créer des automatisations

Simplifiez-vous la vie et automatisez des tâches répétitives entre différents outils. Avec Make, Zapier, IFTTT, Automate.io, créez des workflows. Vous déterminez un événement particulier sur un outil qui va déclencher une action précise sur un autre outil. Par exemple, vous pouvez demander à Zapier d’importer automatiquement les résultats de votre questionnaire de satisfaction (sur Google Form par exemple) dans Notion. Mais il existe une infinité d’actions et de tâches à automatiser.

Gérer son e-réputation

En tant qu’hébergement insolite, vous pouvez récolter de nombreux avis clients sur différentes plateformes. Google Business Profile, Tripadvisor, Facebook, les plateformes de centrales de réservation (comme AbracadaRoom)… Rassemblez tous vos avis dans votre outil de gestion global : Notion, Asana, Clickup, etc. Ensuite, vous pourrez vous en servir dans votre stratégie de communication.

Créer un questionnaire

Que ce soit pour sonder la satisfaction de vos clients ou pour étudier le marché pour une nouvelle offre, vous pouvez avoir besoin d’outils pour créer des questionnaires en ligne. Les plus connus sont Google Form, Tally et Typeform.

Faire sa veille informationnelle

Pour rester informé sur les tendances du secteur et surveiller son e-réputation, faire sa veille reste important. Feedly, Google Alerts, Google Business Profile, ou même les réseaux sociaux vous aident à faire de la curation de contenu. Après avoir navigué sur le web à la recherche de contenus pertinents, stockez vos ressources et prenez des notes dessus sur votre outil de prise de notes ou dans votre outil de gestion de projets (dont on parle en première partie). Pocket peut également vous servir pour sauvegarder les liens des contenus qui vous intéressent.

D’autres outils intéressants au quotidien

Gérez tous vos mots de passe de manière sécurisée et arrêtez de galérer quand vous devez vous connecter à un compte. On vous recommande d’obtenir un gestionnaire de mot de passe, comme Dashlane ou Bitwarden.

Vous voulez gagner du temps quand vous tapez des e-mails ou prenez des notes ? L’application aText vous permet de créer des raccourcis clavier personnalisés.

Besoin de rester focus sur une tâche ? L’extension Adblock vous aide à bloquer les publicités sur le web. Freedom et Forest servent à bloquer l’accès à certains sites et distractions.

Vous allez bientôt déléguer une tâche à distance ? Utilisez Loom pour créer des vidéos démos. 

Vous désirez demander une signature électronique pour vos contrats ? Adoptez DocuSign !

Et voilà, maintenant, il vous reste encore à choisir quels sont les outils vraiment utiles et nécessaires à votre quotidien de gestionnaire d’hébergement insolite. Si après avoir mis en place certains de ces outils, vous vous sentez toujours submergé, c’est le signe qu’il est temps de déléguer certaines tâches dans votre activité.